Hoy en día hay muchos sitios que nos ofrecen con facilidad comprar billetes de avión, realizar transportes, control de cuentas y un sinfín de servicios a los que ya nos hemos acostumbrado. Algunos de estos negocios parten de un modelo tradicional adaptado a un modelo en red, que optimiza parte de los procesos, que de otra forma pueden ser lentos, o requieran de un exceso de inversión de tiempo por parte del usuario, por ejemplo, una simple consulta de saldos de nuestra cuenta bancaria.
Otros negocios solo existen en la red, pues su modelo de negocio se nutre de la inmediatez y los servicios que proporciona Internet con un formato pensado exclusivamente para usuarios de Internet, por ejemplo portales de servicios y contenidos, música, etc.
Es verdad que la explotación en la red de ambos modelos de negocio pueden ser similares, pero ambos tienen un común denominador que resulta básico para asegurar la viabilidad de futuro del negocio, el control y la automatización de procesos.
Primero, el proceso
El proceso es una forma definida de realizar una tarea, un conjunto de pasos previamente identificados que tienen como finalidad un resultado concreto. Todos los procesos son fundamentales para organizar las empresas, y en gran parte, depende de la definición y el control de éstos en conseguir los objetivos de la empresa. Con la llegada de la informática las empresas han invertido grandes esfuerzos en la optimización de procesos, pues debemos tener en cuenta que cada proceso puede generar esfuerzos en recursos humanos, de ahí que actualmente se precie automatizar y controlar los procesos para facilitar las tareas de ejecución, algo que al mismo tiempo ayuda a evitar “errores humanos”.
Cuando las empresas crecen
Basándonos en el crecimiento como el indicador de la demanda de nuestros productos, negocios preparados en la red para vender una cantidad “20” pueden estar vendiendo “100”. Podemos decir que la empresa no está preparada para este tipo de crecimiento cuando su sistema de venta le obliga a generar grandes esfuerzos en recursos humanos, en este punto, es cuando crece el peligro de “morir de éxito”.
Para remediar el conflicto debemos tener claro como crear un rendimiento exponencial, una gráfica que nos permita obtener más rendimiento de cada venta realizada.
Imaginemos un modelo tradicional online, una tienda de venta de juguetes. Veamos las diferencias entre un modelo preparado para la masificación de ventas y uno que no está preparado.
Modelo sin automatización de procesos
El cliente realiza la compra.
El cliente realiza la transferencia bancaria
La empresa recibe el pedido. Comprueba el pago.
La empresa procesa el pedido, y lo prepara. Embalaje.
La empresa se pone en contacto con transportes y realiza la petición para realizar el envío modo tradicional.
La empresa confirma manualmente el envió al cliente, transportes recoge el pedido y lo envía.
El cliente recibe la mercancía.
Imaginemos ahora por un momento que el coste en recursos humanos es de 20 minutos por pedido, realizando los procesos que hemos definido y que serían elementales para cualquier tienda virtual. 20 minutos por pedido a razón de 100 pedidos al día generarían 2000 minutos en recursos humanos, 33 horas.
Modelo con automatización de procesos
El cliente realiza la compra, con VISA / PAYPAL
La empresa recibe el pedido confirmado y pagado.
El sistema procesa el pedido, y el personal prepara el embalaje.
A la realización del pedido y antes de la confirmación de pago el sistema comprueba si existe stock, si es correcto, genera la salida de almacén y se pone automáticamente en contacto con la empresa de transportes (software) para realizar la recogida.
Transportes recoge el pedido y se pone en contacto con nuestra aplicación Web que comunica el envío automáticamente al comprador y adjunta el código de tracking.
El cliente recibe la mercancía.
En este último caso, el único recurso humano que genera la compra es el del embalaje, mucho más complicado de automatizar e inclusive el usuario recibe el pedido antes dado que no es necesario esperar confirmaciones bancarias por la forma de pago y no se generan molestias en caso de falta de stock, dado que sin stock no hay compra o bien se avisa al cliente antes de confirmar el pedido. Si la empresa ha invertido 7 minutos en realizar el embalaje y la salida de almacén del producto para 100 compras hemos realizado una carga de 700 minutos en recursos humanos, hemos aumentado el rendimiento diario en un 65%.
Los gestores de contenidos, las plataformas de pago online, los enlaces entre software/Web, etc. Todas estas herramientas han sido diseñadas para facilitar la experiencia del usuario y automatizar los procesos más elementales, desde actualizar una Web a controlar stocks a tiempo real.
En definitiva la automatización de procesos nos aporta mucho más rendimiento a nuestro modelo de negocio, lo hace más sólido y permite generar un rendimiento mucho mayor de nuestras ventas, pues deberá ser un elemento fundamental en nuestro plan estratégico, ¿Queremos ser competitvos?
